v) Registros y criterios contables.

Para la correcta gestión, cada centro dispondrá de los siguientes LIBROS OFICIALES:

Diario

Recoge todos los apuntes de carácter económico llevados a cabo en el Centro.
Incluirá los traspasos de Banco a Caja y viceversa, así como los correspondientes al Seguro Escolar.
Los apuntes o asientos se desglosan por objetivos, programas, conceptos presupuestarios, epígrafe de ingresos y epígrafe de gasto.
No arrastra saldos.
No figurarán los movimientos de la cuenta bancaria (si la hubiera) de los precios públicos.

Cuenta de gestión

Registrará el movimiento de ingresos y pagos realizados de acuerdo con el Presupuesto aprobado por el Centro.

Banco de la cuenta operativa
Reflejará todos los movimientos de ingresos y pagos habidos en la cuenta operativa del centro.

Caja.
Recoge el movimiento de ingresos y pagos realizados en metálico.

Comedor escolar.
Lo deberán llevar los Centros que reciban recursos con cargo al programa 412, concepto 229, de comedores escolares y recogerá los movimientos de ingresos y gastos derivados del comedor escolar

Seguro escolar.
Recogerá los ingresos efectuados por los alumnos para el pago del seguro escolar, los pagos a la Seguridad Social y el premio de cobranza.

Banco de la cuenta de Precios Públicos (si los hubiera).

Recogerá los ingresos por precios públicos, las transferencias y las devoluciones, en su caso.
Actualmente la gestión económica de los Centros se lleva a cabo con la ayuda de un programa informático denominado GECE 2000. Este programa permite el control contable y la elaboración del presupuesto, cuentas de gestión, libros, etc...

Para la utilización de dicho programa y en general para llevar correctamente la contabilidad es necesario tener en cuenta ciertos aspectos que se mencionan a continuación en lo que denominamos Técnica Contable.

Técnica contable.

1. Distinción entre GASTO, PAGO y CARGO en cuenta bancaria:

Gasto: Es el compromiso que se adquiere con una empresa, valorado económicamente. Contablemente, ese compromiso se reflejará mediante un apunte en el momento en el que se adquiere ese compromiso, o bien, cuando la empresa envía el material o presta el servicio solicitado.

Pago: Es el abono, por parte del Centro, de una deuda contraída con una empresa. El Centro paga cuando emite el talón u ordena una transferencia. En ese momento se debe contabilizar el pago. Aquel mismo apunte de gasto se edita y se le transforma en pago.

Si gasto y pago coincidieran en el tiempo (por ejemplo, un pago por caja) se haría un apunte de pago, directamente. La fecha del apunte sería la misma que la fecha del pago.

Cargo en cuenta bancaria: Se produce cuando el banco ha pagado al proveedor. Esta información se conoce cuando el banco remite el extracto bancario o el documento justificativo de la transferencia. Esto NO se contabiliza en ningún apunte, sino que se anota en "Utilidades-Control de Talones y Transferencias", para luego realizar la conciliación de cuentas.

La corrección de apuntes se debe realizar mediante otro apunte de igual carácter, pero con los importes cambiados de signo.
Un cargo por parte del banco por devolución de ingresos se deberá contabilizar como Ingreso negativo.
Las comisiones bancarias requieren un apunte independiente del apunte origen de esa comisión, anotándose en "Gastos diversos".
La fecha de pago no puede ser anterior a la fecha del apunte.
La fecha de pago no puede ser posterior a la fecha de banco (la del extracto).
La fecha del apunte en los ingresos por banco debe coincidir con la fecha que figure en el extracto bancario.
La fecha del apunte en los traspasos de Banco a Caja debe ser la que figure en el extracto, es decir, la fecha en que se hizo efectivo el talón correspondiente. Todas las fechas coincidirán entre sí y con la que figure en Utilidades / Control de talones y transferencias.
Al finalizar un determinado período (Curso Académico o Ejercicio Económico) se ha de tener en cuenta que todos los ingresos, pagos y facturas o documentos justificativos de los gastos con fecha anterior al inicio del nuevo período (1 de septiembre o 1 de enero, respectivamente) se deben contabilizar en el período que termina.
Los libros obligatorios se deben oficializar con los requisitos formales siguientes:

1. Diligencia de apertura. En ella se hará constar la finalidad del libro de registro, número de folios de que consta y fecha de apertura. Deberá ser firmada por el Secretario o Administrador, en su caso, y visada por el Director del Centro.
2. Foliado (numeración correlativa de folios).
3. Sellado, con el del Centro en todos los anversos de folio.
4. Diligencia de cierre, una vez agotado el libro.

En los casos de sistemas informatizados, el soporte definitivo lanzado por impresora se organizará periódicamente (semestre o año natural) en forma de libro, siendo oficializado con los requisitos formales antes citados.

Justificantes de pago.

Todos los pagos deberán contar con el correspondiente justificante. Las facturas y justificantes serán originales

En las facturas deben constar los datos siguientes:

1. Nº de factura
2. Nombre o razón social y domicilio del proveedor del suministro o prestador del servicio.
3. C.I.F. o N.I.F.
4. Nombre del Centro docente, domicilio y C.I.F.
5. Descripción del suministro o servicio prestado.
6. I.V.A. o en su caso I.R.P.F.
7. Lugar y fecha de emisión
8. Recibí y firma cuando el pago se realice por caja o cheque nominativo. En este último caso se unirá a la factura una fotocopia del mismo.
9. En las facturas y recibos figurará, además, el "conforme" del Director del Centro.

Los justificantes se identifican con el número de registro de sus correspondientes asientos en el libro de la cuenta de gestión.

El archivo de los mismos se realizará en archivadores o carpetas subdivididas conforme a los epígrafes del gasto, ordenando los justificantes correlativamente según su número de registro.